Steuerabrechungen sind ein lästiges Übel, weil sie aufwendig und kompliziert ist. Apps machen meist Spaß, sind schlau und einfach zu bedienen. Wer die Spesen und Reisekosten immer noch manuell mit Excel, Word Vorlagen und Belegen im Karton organisiert, verschwendet unnötig Zeit, Geld und Nerven. Wenn Sie sich fragen, wie Sie heute am besten die Spesen oder Reisekosten abrechnen können, dann sind Apps die erste Wahl.
Mit einer Reisekosten-App sind im Vergleich zur manuellen Abrechnung bis zu 90 % Zeitersparnis möglich. Dies liegt daran, dass in der App viel Steuerwissen gespeichert ist, die für die Erstellung der Abrechnung notwendig ist. Der Schritt zur digitalen Abrechnung ist einfach: Mit Reisekosten-Apps wie Book One kann die manuelle Abrechnung sofort in das digitale Zeitalter gebracht werden. Voraussetzung ist ein Smartphone oder ein Tablet, um die App runterzuladen und loszulegen.
Nicht abgerechnete Ausgaben sind verschenktes Geld
Das komplexe Steuerrecht mit den möglichen Sonderfällen für die Rückvergütung hält Selbständige, Einzelunternehmer und Firmen oft davon ab, die Spesen und die Reisekosten abzurechnen. Es fehlt das Wissen, was abgerechnet werden kann, wie mit fehlenden Belegen umgegangen wird, wie die Verpflegungspauschalen bei einer Reise in mehrere Länder berechnet werden. Je höher die Ausgaben für Reisen und Spesen sind, umso mehr Geld entgeht dem Unternehmen. Denn liegen lassen kostet bares Geld.
100 % steuerkonforme Berechnung der Pauschalen und Spesensätze
In der Reisekosten App Book One sind die aktuellen Steuerpauschalen für die Verpflegung im In- und Ausland hinterlegt. Die Berechnung der Entfernungspauschalen ist automatisiert ebenso wie die Währungsumrechnung. Bei komplexen Reisen, die mehrere Tage und unterschiedliche Länder umfassen, werden die Pauschalen automatisch entsprechend den aktuellen Pauschalen ausgerechnet. Bei Bewirtungen kalkuliert die Software den nicht-abziehbaren Anteil. Die automatische Berechnung auf Grundlage der aktuellen Daten spart viel Zeit bei der Eingabe. Ein Handbuch für die Spesen und Reisekosten oder ein Seminar zum Reisekostenrecht benötigen Sie nicht.
Excel ist nicht gut genug – App inklusive Reisekosten-Pauschalen
Wenn Sie für die Abrechnung eine Kombination aus Software und Papier nutzen, wird es aufwendig. Denn zwischen unterschiedlichen Systemen hin und her zu springen, ist umständlich. Dies ist ein Grund, warum Faxgeräte ausgedient haben. Wer zwischen Excel und Papieranträgen wechselt, vergeudet Zeit. Was für die Kalkulation funktioniert, eignet sich nicht für die Spesenberechnung. Denn in Excel können nicht die Pauschalen hinterlegt werden und müssen herausgesucht werden, damit das Formular ausgefüllt werden kann. Oft wird es dann ausgedruckt und an den Steuerberater geschickt, wo es geprüft wird. Fehlt ein Eintrag oder ist eine Angabe falsch, dann wird der Vorgang zurückgeschickt. Die Korrektur ist aufwendig und verschleppt die Vergütung der Rückzahlung. KMU (bis 499 Mitarbeiter) setzen noch bis zu 40 % Excel für die Reiskostenabrechnung ein. Mit einer App könnte die Produktivität gesteigert werden.
Eine Umfrage von Statista zur Art der Reisekostenabrechnung in Unternehmen ergab, dass die Unternehmen – vom Konzern bis zum kleineren und mittleren Unternehmen – meist Excel, Software und Formulare für die Abrechnungen einsetzen.
Generell machen in Deutschland bis zu 88 % der Unternehmen ihre Abrechnungen mit Excel. Kostenlosen Vorlagen beschleunigen dabei nicht die Abläufe. Mit einer App werden Reisekostenvorlagen unnötig. Gratis ist nicht immer die effizienteste und günstigste Lösung.
Mobile Eingabe ermöglicht neue Abläufe
Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung mit einer App strafft auf einen Schlag den gesamten Prozess und ermöglicht zudem eine völlig neue Herangehensweise. Dadurch ergeben sich neue Freiheiten. Wie ein Smartphone neue Bereiche unseres Lebens eröffnet, so vereinfacht die Automatisierung die Steuerabrechnung. Die Belege können dann und dort erfasst werden, wo die Rechnung bezahlt wird, an Ort und Stelle. Foto machen, fertig. Das Sammeln der Quittungen entfällt, denn in der App werden alle Ausgaben steuerkonform gespeichert. Bei Book One werden alle Daten werden auf dem Gerät selbst gespeichert. Deshalb funktioniert die App auch ohne Internet. So können Abrechnungen auch im Flugzeug erledigt werden.
Belege scannen, fertig ist die Buchhaltung
Bei der digitalen Abrechnung werden die Belege gescannt und in dem betreffenden Projekt abgelegt. Der Beleg ist damit archiviert und kann nicht mehr verloren gehen. Das Finanzamt erkennt diese digitalen Belege genauso an wie Papierbelege. Wieder einen Vorgang gespart.
Automatisierung und KI senkt Fehlerquote
Wird der Beleg gecant, dann entfällt die manuelle Eingabe und auch Fehlerquellen. Etwa 80 % der manuellen Abrechnungen haben Zahlendreher oder falsche Pauschalen. Automatisierte Prozesse senken die Fehlerquote. Falsche Tagessätze sind ausgeschlossen, wenn bei einer Reisekosten App die Pauschalen für die Verpflegung und die Entfernung hinterlegt sind. Bei Book One werden Preis und Datum eingelesen und fließen automatisch in die Abrechnung ein. Die Tagespauschalen werden eigenständig von dem System berechnet. Fehler wie ein falsches Datum oder Höhe der Verpflegungspauschale sind bei der Auto-Vervollständigung nicht mehr möglich. Book One ist eine KI-gestützte lernende App und erkennt die unterschiedlichen Leistungsarten wie Unterkunft, Frühstück oder Parken. Je mehr die App eingesetzt wird, umso besser lernt das System die unterschiedlichen Rechnungen und Belege zu „verstehen“, kann diese schneller einordnen. Dies ist die Grundlage dafür, dass die Pauschalen korrekt angerechnet werden. Gut zu wissen: Bei Book One kann der Nutzer auch manuell die Eingabe eingreifen, um automatische Vorgaben zu korrigieren.
Adé Papierunterlagen: Belege digital archivieren
Die Abrechnung ist erst mit der Archivierung beendet, denn Belege müssen archiviert werden. Die Kosten für die physische Archivierung von Papierunterlagen betragen durchschnittlich 30 Cent pro Beleg. Im Jahr macht dies etwa 3 % des Betrags der Spesenabrechnung aus. Digitale Belege sind steuerrechtlich anerkannt und haben den Vorteil, dass sie geringere Aufbewahrungskosten haben, sicherer sind und von überall abgerufen werden können.
Vorteile automatisierte Spesen- und Reisekostenabrechnung:
- weniger Eingabefehler
- automatische steuerkonforme Berechnung der Pauschalen
- Richtlinienverstöße werden angezeigt
- kein manueller Aufwand
- einfachere und schnellere Prozesse
- kein Sortieren der Belege
- weniger verlorene Quittungen
- schnelle Rückerstattung der Umsatzsteuer
Auf dem Markt für Business Software und Apps gibt es einige Tools für die Reisekostenabrechnung. Die Anwendungen unterscheiden sich nach Integrationsmöglichkeit, Leistungsumfang und Preisen.
Das sollte eine verlässliche App wie Book one können:
- kompatibel für iOS und Android Nutzer
- einfach zu bedienen, benutzerfreundlich
- auch ohne Internet funktionieren
- revisionssichere Abrechnungen für die deutsche Steuerprüfung erstellen
- Belege unterschiedlicher Quellen wie Hotel, Flug, U-Bahn, Nahverkehr, Coffeeshops, Büromaterial erkennen
- internationale Reisen: Belege aus dem Ausland und andere Währungen verarbeiten
- Tagespauschalen im In- und Ausland berechnen
- Kilometerpauschalen berechnen
- komplexe Reisen über mehrere Tage und Länder berechnen können
- Datev-kompatiblen Bericht als pdf-Export für den Steuerberater oder Fachabteilung generieren
- das Hosting der Daten muss der europäischen DSVGO entsprechen
- Hinterlegen von Reiserichtlinien, Firmenpauschalen
- erreichbarer Kundenservice, kein Call Center
- transparente Kosten. Book One kostet zum Beispiel pro Abrechnung 5 €
- alle Daten werden auf der Seite des Nutzers gespeichert. Dadurch kann kein dritter die Abrechnung und den Inhalt sehen